Besturing van de organisatie
De BBSC
Financieel perspectief
Voor de aandelen heeft Adjustable Glasses als norm gesteld voor deze KPI dat de aandelenkoers met 5% moet groeien. De winstgevendheid heeft als norm dat het minimaal 25% van de brutowinst moet bevatten. De KPI kengetallen heeft als norm dat de rentabiliteit van het eigenvermogen en vreemd vermogen minimaal 1,25 moet zijn. De KPI productiviteit heeft als norm dat het minimaal €20.000 per medewerker en per week moet zijn. De liquide middelen KPI heeft als norm dat het minimaal 8% van het eigen vermogen moet bevatten. Alle KPI’s in het Financieel perspectief zijn gekoppeld aan het behalen van een hoger bedrijfsresultaat in de strategiekaart (zie figuur strategiekaart).
Klanten perspectief
Klanttevredenheid vindt Adjustable Glasses heel belangrijk, daarom heeft de KPI service beoordelingen een norm van minimaal 80% tevredenheid onder de klanten. De defecten KPI heeft als norm dat dit maximaal 0,05% mag zijn en deze moeten binnen 8 uur zijn opgelost. De KPI productbeoordelingen heeft als norm minimaal 80% goede beoordelingen. Voor de afzet KPI heeft Adjustable Glasses een norm gesteld van een 5% groei per kwartaal. De KPI tijdigheid heeft als norm dat de levertijd naar de klant maximaal 2 tot 3 dagen duurt. De KPI’s van het klanten perspectief zijn gekoppeld aan de functionaliteit en keuzemogelijkheden in de strategiekaart van Adjustable Glasses (zie figuur strategiekaart).
Intern perspectief
Voor de marketing van Adjustable Glasses is er een KPI van hoge populariteit op sociale media opgesteld, met als norm van minimaal 100 re-tweets per week op het sociale media platform Twitter. De KPI van hoge populariteit op sociale media is gekoppeld aan het uitbrengen van het product in de strategiekaart van Adjustable Glasses (zie figuur strategiekaart). De kwaliteit wordt getoetst met de uitval productie KPI, deze KPI heeft als norm dat de uitval in de productie maximaal 0,5% op maandbasis bevat. De KPI uitval productie is gekoppeld aan de controle kwaliteit product in de strategiekaart van Adjustable Glasses (zie figuur strategiekaart). De KPI laag ziekteverzuim moet ervoor zorgen dat de medewerkers gemotiveerd blijven om te werken, daarom is de norm van de KPI gesteld op maximaal 1 ziekteverzuim per maand. De KPI sociale cohesie moet ervoor zorgen dat tussen de afdelingen en medewerkers beter kunnen samenwerken. De norm is daarom gesteld op een investering in teambuilding en personeelsuitjes met een bedrag van minimaal 1% van de omzet op jaarbasis. De medewerkers vormen de ruggengraat van Adjustable Glasses, daarom zijn de KPI’s ziekteverzuim en sociale cohesie gekoppeld aan het uitbrengen van het product in de strategiekaart (zie figuur strategiekaart). De KPI besluitvorming moet ervoor zorgen dat Adjustable Glasses zich als organisatie intern blijft ontwikkelen en ontwerpen. De norm is daarom gesteld op minimaal 2 vergaderingen per week om na te denken over de mogelijke ontwikkelingen van Adjustable Glasses. De KPI besluitvorming is gekoppeld aan het ontwerpen en ontwikkelen in de strategiekaart (zie figuur strategiekaart).
Innovatief perspectief
Om de innovatie van het product van Adjustable Glasses te waarborgen is voldoende R&D uitgaven zeer belangrijk. Als KPI heeft Adjustable Glasses daarom als norm dat minimaal 20% van de omzet moet worden geïnvesteerd in Research and Development. De KPI van R&D als percentage van de omzet is gekoppeld aan de R&D afdeling in de strategiekaart van Adjustable Glasses (zie figuur strategiekaart). Scholing is zeer belangrijk voor de technische vaardigheden van de medewerkers. Adjustable Glasses heeft daarom aan de KPI scholing een norm gesteld van minimaal 0,05% van de omzet bevat uitgaven aan scholing en cursussen. In de strategiekaart (zie figuur strategiekaart) is de KPI scholing gekoppeld aan de technische vaardigheden medewerkers. Voor de ontwikkeling van de R&D afdeling heeft Adjustable Glasses aan de KPI inspraak personeel een norm gesteld van minimaal 80% van de medewerkers vult de enquête in. De KPI inspraak personeel zorgt ervoor dat de medewerkers invloed kunnen uitoefenen in het verbeteren van het werkproces voor de afdeling R&D. De KPI inspraak personeel is gekoppeld aan de R&D afdeling in de strategiekaart (zie figuur strategiekaart).
De perspectieven in de BBSC / Strategiekaart
Besturingsmodel per bedrijfsproces
Het management is verantwoordelijk voor het aansturen van bedrijfsprocessen en het nemen van verantwoordelijke besluiten. Om dit te kunnen doen heeft ze informatie nodig over de betreffende processen. Dit wordt in een besturingsmodel overzichtelijk weergeven. Hieronder is een afbeelding van een eenvoudig besturingsmodel, die onder andere te gebruiken is voor het besturen van operationele bedrijfsprocessen.
Het besturingsmodel wordt per proces beschreven. Eerst komen de primaire processen aan bod en vervolgens de secundaire processen. Veel van stuur- en verantwoordingsinformatie zullen kpi’s betreffen, omdat dit kritieke punten zijn van de organisatie. Het is belangrijk om vooral op deze punten bij te kunnen sturen.
De primaire processen van Adjustable Glasses zijn: Inkomende logistiek, operationele activiteiten, uitgaande logistiek, marketing & verkoop en service. De secundaire processen van Adjustable Glasses zijn: infrastructuur, human resources management, technologieontwikkeling en inkoop.
Primaire processen
Operationele activiteiten
In het besturingsmodel van operationele activiteiten worden twee actoren onderscheiden, dat is het management als bestuurder en dochteronderneming in China als uitvoerenden. De dochterondernemingen bestaan uit dochterondernemingen die grondstoffen tot halffabrikaten verwerken, en dochterondernemingen die de halffabrikaten assembleren.
Het management stuurt de dochteronderneming aan met informatie over: hoeveelheid stuks geproduceerd moeten worden, te gebruiken grondstoffen, te gebruiken halffabrikaten, materiaalspecificaties, kwaliteitseisen, planning voor productie, correcties op de planning. Dit wordt stuurinformatie genoemd.
De dochteronderneming legt verantwoording af aan het management als uitvoerenden. Ze stuurt het management informatie over voortgang van de productie (te controleren met de planning vanuit het management), tijdverantwoording, hoeveelheid grondstoffen en/of halffabrikaten zijn verbruikt, storingsmeldingen die de productie kunnen vertragen, problemen bij de productie die ook de productie kunnen vertragen, uitval van producten die bijvoorbeeld niet aan de kwaliteitseisen voldoen, informatie over kwaliteit van producten als ze zijn getest, informatie over werkelijke kosten die worden gemaakt tijdens productie, productiviteit, voorraad niveau’s waardoor management kan bijsturen in de planning van de productie, en ziekteverzuim. Dit wordt verantwoordingsinformatie genoemd.
Inkomende logistiek
Voor inkomende logistiek zoals grondstoffen en halffabrikaten die dochteronderneming ontvangen van derden en andere dochterondernemingen ontvangen is ook een besturingsmodel beschreven.
Het management verschaft stuurinformatie betreffende: hoeveelheid grondstoffen besteld moeten worden, hoeveelheid halffabrikaten dat besteld moeten worden, kwaliteitseisen van de grondstoffen, kwaliteitseisen van de halffabrikaten en de datum waarop voorraad moet arriveren.
De dochterondernemingen die deze leveringen ontvangen moeten verantwoordingsinformatie afleggen over werkelijke datum van levering, leveringssnelheid, gemiddeld aantal dagen dat levering te laat is (invloed op voorraad niveau en productie), kwaliteit van de levering, aantal stuks of kilo’s grondstoffen dat is geleverd, voorraad niveau van grondstoffen en halffabrikaten. Hierdoor kan een 3-way matching plaatsvinden.
Uitgaande logistiek
Bij uitgaande logistiek stuurt het management het proces aan met informatie over aantal stuks dat geleverd moet worden aan de consumentenelektronica bedrijven die Adjustable Glasses verkopen. Dit kan worden gestuurd aan de hand van werkelijke hoeveelheid bestellingen door deze bedrijven, data over wanneer geleverd moet worden en eisen aan de levering zoals snelheid en kwaliteit van de eindproducten die geleverd worden.
Het bedrijf dat de producten transporteert moet verantwoordingsinformatie afleggen over datum van verzending, vertragingen tijdens levering, informatie voor het tracken van de levering, aantal stuks dat geleverd is en datum dat er geleverd is.
Marketing en Verkoop
Marketing wordt door het management aangestuurd door middel van stuurinformatie over: geprognotiseerde afzet per maand voor een periode van één jaar, wijzigingen in de prognose, budget voor afdeling marketing, doelstellingen betreffende de verkoop van adjustable glasses, zoals onder andere percentage stijging in afzet en omzet, opdracht om specifieke onderzoeken uit te voeren en verkoopprijs producten.
Marketing en verkoop legt verantwoordingsinformatie af over: onderzoek naar wensen van de klant (prijs, functies van product, kwaliteitseisen), onderzoek naar waar klanten wonen, onderzoek concurrentie (wie, waar, tegen welke prijs), onderzoek nieuwe afzetkanalen, onderzoek aanboren nieuwe markten, geplande acties om omzet te verhogen, voortgang over behalen van doelstellingen, werkelijk budget dat reeds besteed is per maand. Verder wordt er informatie verschaft over hoeveelheid afzet, behaalde omzet, voorraad niveau eindproducten, onderzoek klanttevredenheid, aantal klachten, klachten geordend per soort, verkoopefficiëntie (omvormen verzoek tot werkelijke order) en aftersales door toevoeging nieuwe features aan bestaande klant.
Service
Het service proces zorgt ervoor dat klanten het product optimaal kunnen gebruiken na verkoop. Om dit proces aan te sturen verschaft het management de volgende informatie: budget voor proces, koppeling opticiens aan klant per geografisch gebied, service contact punten, nieuwste informatie nieuwe features en informatie over garantie.
Het service proces legt verantwoording af aan het management over: aantal gevonden bugs in app, aantal updates van de app, aantal klachten, klachten geordend per soort, onduidelijkheden handleiding na aanleiding van klachten klanten, bedrijfsdrukte per uur (zodat op ingespeeld kan worden wanneer meer werknemers beschikbaar moeten zijn in het service proces), aantal succesvolle livechats (succesvol = problemen van klanten opgelost via livechat), problemen die niet kunnen worden opgelost via livechat, aantal defecten die onder garantie vallen, veel voorkomende defecten en besteed budget per maand.
Secundaire processen
Infrastructuur
De stuurinformatie die vanuit het management naar de uitvoerende partij wordt gestuurd betreft: benodigde informatie voor optimaal werken informatiesysteem/securitysysteem, kwaliteitseisen aan informatie, beveiliging informatie, opzetten nieuwe informatieinfrastructuur, welke informatie met welke partij gedeeld moet worden zowel intern als extern en welke oplossingen er gekozen moeten worden bij welke bugs in informatiesysteem/beveiligingssysteem.
De uitvoerende partij moet verantwoordingsinformatie afleggen aan het management over: voortgang opzetten nieuwe informatie infrastructuur, bugs in informatiesysteem, doorgevoerde oplossingen bugs, fouten in beveiligingssysteem en mogelijkheden om fouten te verhelpen in beveiligingssysteem.
Human Resources Management
Human resources management is verantwoordelijk voor het in dienst nemen, behouden van de juiste medewerkers, competentiemanagement, beoordeling en uitdiensttreding voor Adjustable Glasses.
Het management kan dit proces aansturen door de volgende stuurinformatie: planning aantal benodigde werknemers per proces/afdeling, vereiste scholing per proces/afdeling en vereiste trainingen per proces/afdeling.
Het Human Resource Management proces kan verantwoordingsinformatie afleggen over: huidig aantal medewerkers in dienst, uitstaande vacatures, ziekteverzuim, opgestelde competentielijsten, aantal mensen die binnen een jaar uit dienst zullen treden (door opzegging of pensionering), percentage werknemers dat scholing/training haalt, percentage werknemers dat uitvalt door niet halen scholing/training, aantal werknemers dat goed functioneert en klachten werknemers over werkzaamheden.
Technologieontwikkeling
Het technologieontwikkeling proces zit verweven in de R&D afdeling. Het management stuurt het technologieontwikkeling proces aan door middel van informatie: opdrachten om onderzoek uit te voeren met betrekking tot mogelijke nieuwe producten, hoe nieuwe features kunnen worden ontwikkeld door nieuwe technologieontwikkelingen, kwaliteitseisen nieuwe productontwikkelingen, planning launching nieuwe producten/nieuwe features en budget voor onderzoeken (R&D).
Het technologie ontwikkelingsproces legt de volgende verantwoordingsinformatie af aan het management: onderzoek nieuwe trends in technologieontwikkeling, onderzoek nieuwe features, onderzoek nieuwe producten, informatie innovatieontwikkelingen en besteding budget per onderzoek/innovatieontwikkeling.
Inkoop
Het inkoopproces in verantwoordelijk voor de inkoop van grondstoffen en halffabrikaten.
De stuurinformatie vanuit het management betreft: kwaliteitseisen aan grondstoffen/halffabrikaten, eisen leveranciers, leverancierselectie, informatie over voorkeur leveranciers, aangaan leverancier contracten, hoeveelheid grondstoffen besteld moeten worden, hoeveelheid halffabrikaten dat besteld moeten worden, snelheid leveringen en datum waarop geleverd moet worden.
Het verantwoordingsinformatie vanuit de uitvoerenden partij betreft: kwaliteitscontroles per leverancier, percentage leveringen op tijd per leverancier en percentage afgekeurde grondstoffen/half fabricaten.
Maak jouw eigen website met JouwWeb